组织协作数字化 ｜ 电子邮件、飞书文档和超自动化

企业内部或外部会形成很多小组、团队、联盟等正式或非正式的工作协作组织，信息技术可以用来支持这样的工作协作。

跟协作相关的数字化手段包括：

1、协同工作环境下的数字化用户工具

2、工作流管理

3、企业知识管理

4、企业内容管理（参见《IT考古 ｜ 企业级互联网软件的鼻祖》）

传统企业协作软件也称为“群件”（groupware），群件按地点和时间两个纬度分为若干类型；邮件/工作流和即时信息工具（IM）的区别是信息响应的同步性，一般认为中国企业在异步通信上更喜欢用工作流而非电子邮件，同时更喜欢实时非结构化协作，而非异步结构化协作。不过近年来随着视频会议、远程办公的普及，远程和同地的区别越来越模糊：

人员参与信息共享，每个参与人员都开展信息的生成、加工，有两种主要的信息协作方式：

-  非结构化信息协作：信息在权限控制范围内流动，每个人自由阅读并反馈，没有固定的任务顺序和业务规则，包括文档分享、白板、投影演示、论坛社交等方式，例如“飞书文档”就是典型的非结构化信息协作，同时，飞书也提供结构化协作的飞书表格和后台工作流机制。参见《我看飞书之二 ｜ 将应用深入到先进组织的业务里去》

-  结构化信息协作：信息中继传输，中继方式反映了企业的业务规则，这个规则是被硬编码的知识（hard-coded knowledge），这些知识就被称为“业务流程（process）”。电子邮件是一种信息中继传输的形式，从信息协作模式来说属于工作流模式，和工作流软件的原理比较，只是邮件是通过邮件软件客户端（例如outlook）处理，而工作流一般是在浏览器或移动APP里处理。

工作流软件是业务流程管理（BPM）的数字化实现方式，通常分为三类：

- 以集成为中心：实现系统内步骤自动操作，或者跨系统的自动信息传输，从而达到工作流的自动运行，较少人员参与，实现方式包括自动机器人（RPA）、应用程序接口（API）等。

-  以人员为中心：需要人员参与的任务执行，例如人工审批，在流程中按照人员角色来分配任务，将任务按照工作流规则自动推给相应角色的人员。例如大型ERP里自带的工作流引擎，都是这样以人员角色和任务分派为中心的模式，适合处理需要进行内部控制、责任留痕的流程。

-  以文档为中心：工作流围绕一个特定文档展开，例如销售合同流程是围绕“销售合同”这个文档来开展的，包括价格、商务条款、法务条款等环节的创建、检视、批准等，例如，IBM Lotus Notes Domino和OpenText等，都是典型的文档中心数据库和工作流，这种方式适合处理共享服务中心等规范化、重复性、事务性流程。

今天，数字化、结构化工作流（workflow）在大型企业的复杂环境中，已经发展到了所谓的“超自动化”，结合了上面三种数字化业务流程形态。人类用户在操作数字化任务时，基于商业智能的信息支持，以及人工智能的操作辅助，大大提高了流程运行的智能化和效率。